「時短家事」でズボラ女子を脱却5/紙類の整理術
miki
紙の整理整頓・・・紙類を散らかさない為にはすぐに処分すること
紙1枚なら情報も大したことはありませんが10枚、20枚も集まると目を通すのに気力が必要になり、つい後回しにしてしまいます。そして溜めこんだ紙類を処理するのには、相当なエネルギーが必要です。紙を溜めこまない秘訣。
注意点
- すぐに処理すること
- 目を通す時間を作ること
- 家に入れない
- デジタル化すること
請求書やダイレクトメール、学校からのお知らせ、仕事の書類など。あらゆる種類の紙が毎日のようにやってくるので、手にした時点で必要か不要かの判断が必要になります。「いつか使うかもしれない」「取っておいた方がよいかもしれない」という不安をなくすために、判断基準を作っておきましょう。
紙に目を通すのは自宅でなくてもかまいません。カバンに入れて持ち歩き隙間時間にチェックできます。また余計な紙はそもそも家に入れないことが大切です。不要な紙が届いたらすぐに捨てましょう。必要な紙もそのまま取っておくのではなく、デジタル化して保存する。という方法もあります。
書類の整理3ステップ
1ステップ「整理」・・・期限が切れている物など不要なものは処分する
・ＤＭ、有効期限が切れたスーパー、飲食店のクーポンなど
・現物がない物の取扱い説明書
・行かないお店のポイントカード
・何年も使っていない病院などの診察券
・銀行の古い通帳
【保管期間を決めて整理する】
・１ヶ月→県や市の広報誌
・３ヶ月→クレジットカードの請求書（オンライン明細にするとペーパーレス化が可能）
１年→・医療費の領収書（確定申告の医療控除を申請する時に必要）公共料金の明細（電気・ガス・水道・電話・ＴＶ・インターネット等の受信料。ＷＥＢ登録でペーパーレス化が可能）
・３年→給与明細（源泉徴収票は必ずとっておく）
・５年→納税証明書（固定資産税・自動車税）
２ステップ「分類」・・・箱または紙袋は用意して分類する
書類は書類ごとに分類することが必要。分類パターン。
①年・月の領収書（公共料金、電話、ＴＶ、水道、ガス、源泉徴収票、固定資産税通知書、自動車税納税通知書、市・県民税など）
②学校関連（お知らせ、連絡表、成績表）③医療（母子手帳、保険証、診察券、医療領収書など）④保険・年金・銀行・マイナンバー（年金関連書類、保険証書、ネット銀行、マイナンバーカードなど）⑤住宅関連（登記識別情報、火災保険証書、地震保険証書、住宅ローン関係、契約書など）⑥プリンタ（替えインク、紙、ＣＤ-Ｒなど）⑦ＡＶ機器（コード関係、充電器、延長コードなど）⑧取扱い説明書（家電、プリンタ、ＰＣ、冷蔵庫などなど）項目はたくさんありますのでご家庭に合わせて作成してみてください。項目ごとに同じサイズのファイルＢＯＸへ入れ、分類ごとにラべリングをすると快適に使用できます。
３ステップ「収納」・・・箱の中の書類を整理・収納する
処分するものには期限を決める
捨てにくい物は予め処分をする期限を決めておくと迷いません。
・年賀状、給与証明書（何年も溜めこまず保管期間を決める）
・手帳、家計簿（思い出として持つなら直近の年度以外は別の場所に保管する）
・本、雑誌（リサイクルかファイリングする）
・教科書、テスト、プリント（見返さない不要）
・手紙類（残すものと処分するものを分ける）
不要な紙は家に入れない
ＤＭなどたくさん届く場合には停止をしてもらう。不要なＤＭには「受取拒絶」と書いて署名・押印し、郵便ポストへ投函すれば差出人へ返還されます。いらないＤＭは届かないようにしましょう。※開封後は受け取り拒絶できません。宅配業者の場合は宅配時に拒否して持ち帰ってもらう。
紙のデジタル化 無料ソフト
・「Google Drive」
Google ドライブは、さまざまなデータに対応したオンラインストレージ（オンライン上のファイル保管サービス）です。パソコンに比べてデータ保存容量が限られるスマホでこそ、おおいに活用したいですね。Google ドライブには、ファイル保管機能以外に、ファイルを扱う上で便利な機能がいくつも用意されています。
・「Evernote」
個人利用もビジネス利用もできるのが特徴のツールです。アイデア、プロジェクト、タスクなどを記録したり、忘れないための優先順位をつけたり、重要な情報をすべて記録できます。デスクトップ・タブレット・スマートフォンすべてで同期されるため、いつアクセスしても快適に使えるのがメリットです。
・「Dropbox」
PDF、写真などのペーパーレス化を検討している方におすすめのツールです。デジタル ドキュメントを管理するためのオンライン ソフトウェア ソリューションであり、個人でもチームでも活用できるように設計されています。ドキュメントの保存場所として便利なだけでなく、デジタル ファイルの整理や検索、作業の効率化にも役立ちます。
次回は「しなくてもいい家事はしない」を紹介させて頂きます。
